Viel Praxiswissen, aber wenig theoretische Grundlagen
Fabian Weilenmann ist gelernter Zimmermann und seit fünfeinhalb Jahren selbstständig. Mit seiner Firma Fa-Ru Weilenmann KLG ist er heute unter anderem im Innenausbau, Möbelbau und Holzbau tätig. Als Selbstständiger ist sein Aufgabengebiet breit: Neben der handwerklichen Arbeit gehören Besprechungen, Projektleitung und sämtliche Büroarbeiten zu seinem Alltag. Damit ist auch die Kalkulation ein ständiger Begleiter. Sobald eine Anfrage eingeht, steht die Frage im Raum, was ein Auftrag kosten wird. Während der Ausführung gilt es zu kontrollieren, ob die kalkulierten Zeiten eingehalten werden können und spätestens bei der Abrechnung zeigt sich, wie gut die ursprünglichen Annahmen tatsächlich waren.
Fabian hatte die theoretischen Grundlagen der Kalkulation nie systematisch gelernt. «Ich bin ein wenig blind in die Selbstständigkeit gegangen», sagt er rückblickend. Vieles eignete er sich selbst an, fragte bei anderen Betrieben nach und entwickelte daraus seine eigene Arbeitsweise. Was ihm dabei fehlte, waren die theoretischen Grundlagen hinter den Zahlen.
Wie viel kostet eine Arbeitsstunde wirklich?
Eine der grössten Unsicherheiten lag für ihn bei den Arbeitsstunden. Einerseits muss ein Betrieb wissen, welchen Stundensatz er tatsächlich benötigt. Andererseits gilt es bei jedem Auftrag möglichst genau einzuschätzen, wie viele Stunden für eine Arbeit realistisch sind. Gerade hier spielten bei Fabian bislang seine praktischen Erfahrungswerte eine wichtige Rolle, während die betrieblichen Kennzahlen noch lückenhaft waren, um seine Annahmen verlässlich zu überprüfen.
Im Kurs wurde ihm deshalb besonders bewusst, wie viele Kosten neben Material und der eigentlichen Arbeitszeit berücksichtigt werden müssen. Fahrzeuge, Lager, Werkstatt und weitere Gemeinkosten waren ihm zwar grundsätzlich bekannt. Wie stark sie den notwendigen Preis eines Auftrags beeinflussen, wurde ihm jedoch erst durch die detaillierte Auseinandersetzung richtig bewusst. «Es ist nicht einfach so, dass sich der Preis für einen Auftrag aus den Materialkosten sowie den benötigten Stunden zusammensetzt», fasst Fabian eine seiner wichtigsten Erkenntnisse zusammen. Entscheidend sei vielmehr, die gesamten Kosten des Betriebs zu kennen.
Plötzlich ergeben die Zahlen Sinn
Dass ihm die Kalkulationsgrundlagen gefehlt hatten, bemerkte Fabian bereits einige Jahre zuvor. Damals bestellte er beim VSSM Hilfsmittel zur Kalkulation und versuchte, sich selbstständig in die Materie einzuarbeiten. Viele Fachbegriffe waren ihm jedoch fremd, und die Unterlagen waren für ihn damals schlicht zu umfangreich. Im Seminar erlebt er nun dieselben Themen aus einer anderen Perspektive: Schritt für Schritt und von der Basis her aufgebaut. «Jetzt machen diese Zahlen auch Sinn», sagt er. Begriffe, Formeln und Kennzahlen stehen für ihn nicht mehr einfach isoliert in einer Tabelle. Er versteht zunehmend, was dahintersteckt und welche Bedeutung sie für seinen eigenen Betrieb haben.
Weg vom Bauchgefühl, hin zu besseren Betriebsdaten
Die ersten Konsequenzen für den eigenen Betrieb hat Fabian bereits erkannt. Besonders bei der Stundenerfassung möchte er künftig sauberer und strukturierter arbeiten. Ziel ist, besser nachvollziehen zu können, wo nicht verrechenbare Stunden entstehen. Diese Informationen sollen später wieder in neue Kalkulationen einfliessen. Denn je besser die eigenen Betriebsdaten sind, desto realistischer lassen sich zukünftige Aufträge berechnen.
Auch die Nachkalkulation will Fabian häufiger einsetzen. Zwar hat er sich dafür bereits eine eigene Excel-Lösung aufgebaut, doch bisher erfolgte die Auswertung seiner Aufträge noch zu selten und zu wenig effizient. Der Kurs hat seinen Blick darauf geschärft: Eine gute Kalkulation endet nicht mit dem Versand der Offerte. Erst der Vergleich zwischen Annahmen und tatsächlichem Aufwand liefert jene Erfahrungswerte, mit denen die nächste Kalkulation besser wird.
«Boah, das kann ich doch nicht verlangen»
Besonders deutlich wird die Veränderung bei Fabians Blick auf den eigenen Preis. Er sagt offen, dass er seine Leistungen in der Vergangenheit häufig zu günstig offeriert habe. Ein wesentlicher Grund dafür war die Unsicherheit beim eigenen Preis. War die Kalkulation erstellt und der Endbetrag sichtbar, begann das Zweifeln, ob er den offerierten Betrag wirklich verlangen konnte. Auch bei der Einschätzung von Arbeitszeiten setzte er sich selbst eher unter Druck. Im Büro erscheine vieles schnell erledigt – in der Realität auf der Baustelle sehe es dann anders aus.
Durch die fundiertere Kalkulation verändert sich dieser Blick. Wenn bekannt ist, welche Kosten tatsächlich entstehen und welcher Stundensatz benötigt wird, lässt sich ein Preis besser begründen. «Jetzt ist eine gewisse Grundlage geschaffen, damit ich eher sagen kann, weshalb mein Stundensatz so hoch ist», erklärt Fabian. Für ihn bedeutet dies auch, einem Kunden nachvollziehbarer aufzeigen zu können, wie ein Preis zustande kommt.
Theorie, die mit der Praxis verbunden wird
Positiv erlebt Fabian auch den Austausch mit anderen Teilnehmenden im Seminar. Obwohl Kalkulation grundsätzlich ein theoretisches Thema ist, werde der Unterricht stark mit konkreten Beispielen aus den Betrieben verbunden. Diskussionen unter den Teilnehmenden seien ausdrücklich erwünscht. So erfährt Fabian nicht nur, wie sich eine Kalkulation theoretisch aufbauen lässt, sondern auch, wie andere Unternehmen mit ähnlichen Fragestellungen umgehen. Gerade dieser Vergleich liefert zusätzliche Ideen für die eigene Praxis. Hilfreich findet er zudem, dass die sechs Kurstage auf mehrere Sequenzen verteilt sind. Zwischen den einzelnen Blöcken bleibt Zeit, das Gelernte im eigenen Betrieb zu beobachten oder bereits erste Anpassungen vorzunehmen.
Sein Zwischenfazit zum Kurs fällt deshalb klar aus: Der Kurs hat sich für ihn gelohnt. Entscheidend wird nun sein, die neuen Grundlagen Schritt für Schritt in den Betriebsalltag zu übertragen, damit Erfahrungswerte künftig stärker durch verlässliche Betriebskennzahlen ergänzt werden.
